엑셀로 작업하다보면 레코드마다 순번을 매겨야 하는 경우가 많다.
필자같은 경우 레코드들이 세로로 죽~ 나열되는 표작업인 경우 순번을 항상 매겨주는데
순번 없는 시트는 일단 보기가 너무 불편하다.
왜인지 모르게 언제부턴가 습관돼버린 넘버링 작업.....
한 번 입력해놓으면 순번 관리가 편해지는 넘버링 함수를 알아보자.
가상의 회원 주소록을 만들어봤다.
(실존하는 인물들이 아님! 그냥 생각나는대로 막 적었음)
일반적으로 시트에 번호 매길 때 '1'을 쓴 후에 Ctrl키를 누른 상태로 드래그하면 순번이 매겨진다.
이렇게 간단한 방법이 있는데 뭐하러 넘버링할 때 함수를 쓴다고 하는걸까?
위와 같은 방법으로 번호를 매긴 시트에서 레코드의 위치가 위·아래로 바뀐다면 어떻게 될까?
이름을 기준으로 오름차순으로 정렬해보겠다.
오름차순으로 정렬하니까 번호가 막 뒤섞이는 것을 볼 수 있다.
여기서 다시 첫 레코드에 '1' 입력하고 Ctrl + 드래그 하면 되는거 아닐까?!
뭐.. 레코드의 수가 적다면 이 작업이 그닥 번거롭진 않겠다만,
하지만 레코드 수가 300개, 1,000개 이상으로 넘어간다면?
레코드의 추가/수정/삭제가 빈번한 시트라면,
레코드 위치가 바뀔때마다 순번을 수정하기 위해 계속 드래그해줘야한다.
이게 은근 시간 뺏어가는 작업이다...
멍때리면서 드래그 쭉 하다보면 이따위로 엑셀 작업해놓은 다른 누군가(선임자)를 욕읍읍...ㅋ
그리고 컴퓨터로 작업할 땐 순번이 어긋난지 몰랐는데
인쇄해서 종이로 보면 뒤섞인 순번은 왜그렇게 눈에 잘 보이는지...;
그.래.서!
시간을 아껴주는 엑셀의 꽃 '함수'를 활용해보자!
여기서 쓸 함수는 조건함수 'IF'와 행 수를 나타내는 함수 'ROW' 이다.
아니?
IF와 ROW로 순번을 매기는 함수를 입력한다고?
시트 관리가 쉬워지는 넘버링 함수
차근차근 따라해보자.
[B5]셀에 숫자 '1' 대신 다음과 같은 함수를 입력한다.
=IF(C5="","",ROW()-4)
함수를 분석해보면,
=IF(A, B, C)
조건함수 IF의 인수들인데
"A가 참이라면 B값을, A가 거짓이라면 C값을 반환하라."라는 뜻이다.
따라서, 위의 넘버링 함수를 찬찬히 뜯어보면
A : C5="" 는 'C5'셀이 공백이라면,
B : "" 는 공백으로 반환하고
C : ROW()-4 는 공백이 아니라면(값이 있으면), '행 수-4 의 값'을 반환하라.
의 뜻이다.
따라서, C5셀에 값이 있냐 없느냐에 따라서 순번을 매겨주는 함수라고 볼 수 있다.
C5셀은 되도록이면 공백을 허용하지 않는 기본키 필드로 지정해주는게 좋다.
'ROW()' 함수는 행 수를 나타내는 함수이다.
[B5]셀에 =ROW() 함수만 입력하면, 다섯번째 행이라서 값이 '5'가 나온다.
하지만 우리는 1이라는 숫자가 필요하니까 '1'을 뽑아내기위해
ROW() 함수에 '-4'를 붙여준 것이다.
순번은 1번부터 시작하니까!
만약 [A2]셀에 함수를 입력한다면 ROW()-1 이 된다.
두번째 행부터 1번이 시작되야 하니까.
[C3]셀에 넘버링 함수를 입력한다면 ROW()-2가 된다.
n-1로 생각하면 될 것 같다.. (n=행 값)
(이게 개념적으로 이해하고 있는 것을 말로 풀려니까 엄청 어렵다ㅠㅅㅜ)
함수를 아래로 드래그 해주면 번호가 매겨진다.
넘버링 함수를 입력하고, 하단으로 드래그를 한 후에
이름을 기준으로 오름차순으로 정렬해보았다.
넘버링 함수의 장점은 레코드 순서가 바뀌어도 순번이 유지된다는 것이다.
레코드가 중간에 삽입될 때도 순번은 유지되고,
밑으로 밀리는 레코드들이 다음 번호를 갖게 된다.
함수를 드래그해서 밑으로 계속 채워넣은 상태로 레코드를 계속 추가할 때
조건함수에 따라 값이 없을때는 공백으로 나타나다가
값을 입력해넣으면 순번이 매겨진다.
레코드의 순서를 바꾸어도 순번은 유지되어서
함수를 한 번 입력해놓으면 순번이 엉키는 것을 더이상 신경 안써도 된다ㅎㅎ
중간에 있는 레코드를 삭제할 때도 순번이 유지되니까 진짜 편하다...
필자가 개인적으로 정리해놓은 엑셀 시트는 이 넘버링 함수를 다 적용시켜놓았다.
한 번 입력해놓고 드래그만 해놓으면
레코드를 중간에 막 삽입하거나 삭제해도 순번이 유지되니까 신경 안쓰고 데이터를 막 다룬다.
요걸 해놓으면 레코드가 2,000개~3,000개 되도 자동으로 순번 매겨주고,
계속 수정할 필요가 없으니까 넘모 편해ㅠㅠㅜㅜ
이 좋은 걸~~~!!!
회사에서는 안 쓴다는게 함정;;;
시트를 여러 명이 같이 쓰는 경우 진짜 엉망진창인데,
함수 적용시켜놓아도 나중에 다시 열어보면
여기다 뭔 이상한 함수를 입력해놨어??? 하고 싹 지워져있음ㅎㅎㅎ (씁쓸...)
그래서 이해하는 자만이 쓸 수 있는 넘버링 함수인 것이다...
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